先画一条最常发生的审批路径
以采购申请为例，可以从员工填写、部门主管审核、采购确认到财务登记开始讨论。每一步要写明输入资料、处理人员和通过条件。金额超过某个范围是否增加审核节点、申请人恰好就是主管时如何处理，都应在需求中表达。先让业务人员确认流程图，再做页面，能够避免把组织习惯硬塞进一套固定审批模板。
退回与拒绝不是同一种结果
退回通常意味着需要补充材料后重新提交，拒绝则可能结束当前申请。系统应分别显示状态与原因，并说明退回后哪些字段允许编辑，重新提交从哪个节点继续。审批意见需要保留历史版本，让后续人员知道本次材料改变了什么。如果只设置一个“未通过”，员工和管理者往往无法判断下一步应该修改还是重新申请。
撤回规则需要考虑后续动作
申请尚未处理时撤回通常较简单，但审批已通过并产生采购单后，再允许随意撤回会破坏业务关联。需求应说明每个阶段是否允许撤回，是否需要额外确认，以及关联单据如何处理。对已经形成业务结果的申请，可能需要发起变更或作废流程。产品原型应把这些按钮的出现条件与提示内容一起说明。
代理审批要有范围和期限
负责人请假时，可以按部门或流程指定代理人，但不应永久扩大对方的全部数据权限。代理设置应说明生效时间、结束时间、适用事项以及是否允许转交。审批记录中同时保留实际操作人与代理关系。历史申请应使用当前规则还是提交时规则，也需要明确，避免组织调整后待办无故消失或跑到错误人员手里。
用异常路径验证流程可用性
除正常通过外，应至少验证缺附件退回、重复点击提交、主管离职、代理到期、申请人修改金额和已生成业务单据后的撤回请求。查看各角色的待办数量与申请状态是否一致，并确认无权限人员不能直接访问附件。只有主流程与这些异常分支一起讲清楚，OA 才能减少线下补救，而不是把纸质审批换成一个难用的表单。