先确定客户属于谁
假设一家服务企业有三名销售和一名主管：新线索由主管分配，销售记录联系过程，离职时需要移交客户。第一版 CRM 应先围绕这条流程建立规则。客户负责人、协作人员和可见部门是不同概念，不能仅用一个“所属销售”字段替代全部权限。产品讨论时，可以画出客户从线索到正式合作的状态变化，再逐项确认每种状态由谁维护。
客户档案要能区分重复与关联
客户名称、统一标识、联系人和联系方式可以分层保存，同一家公司有多位联系人时不必重复建立公司档案。导入历史表格之前，先约定哪些字段用于判重：名称相近只能提示核查，不能直接合并；经人工确认的重复记录，合并后仍应保留原始跟进历史。对集团与子公司，也应使用关联关系表达，避免业务统计被错误压缩。
分配和交接需要留下过程
客户分配应记录原负责人、新负责人、操作人、时间与原因。交接时需要明确未完成任务、报价、合同和售后事项是否一起转交，协作人员的权限是否继续保留。对于公共客户池，还应约定进入条件、领取限制与回收规则。这些规则先在原型中展示给业务团队，比上线后再通过人工备注解释更容易保持一致。
跟进记录与待办分开设计
一次电话沟通是已经发生的事实，下周发送方案是尚未完成的任务。系统应分别维护跟进记录和待办，而不是把两者都塞进备注。跟进记录可附业务材料，待办则需要负责人、截止时间和完成状态。主管查看客户时，应能分清历史沟通、当前机会和下一步行动；敏感附件的访问范围也需要跟随客户与岗位权限。
用业务场景验收第一版
验收可以选一条新线索，从分配、联系、建立待办一直走到人员交接，再用原负责人账号检查访问范围是否已更新。另准备同名客户、重复导入、跨部门查看和取消交接等场景。第一版先完成客户档案、负责人流转、跟进待办与基础统计；复杂营销评分等功能，可在已有数据和使用反馈积累后再评估。